
¿Que es la norma ISO 9001 ?
La norma ISO 9001 se basa en una serie de principios de gestión de calidad, como el enfoque al cliente, el liderazgo, la participación del personal, el enfoque basado en procesos y la mejora continua. Estos principios se utilizan para establecer un marco de trabajo que permite a una organización identificar, controlar y mejorar sus procesos para lograr la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
17 recomendaciones para implementar la norma ISO 9001
El que una organización se certifique en la norma ISO 9001, significa que implementó un sistema de gestión de calidad buscando obtener beneficios tales como mejorar el desempeño y eficacia en sus procesos. A continuación, les dejamos algunas recomendaciones para implementar la norma ISO 9001 con exito
Compromiso de la Alta Dirección
Debe existir el compromiso de la Alta Dirección y no solo porque la norma lo exige dentro de sus requisitos, sino que también porque finalmente ellos son los que aportan los recursos económicos, técnicos y humanos.
Diagnóstico inicial
Se debe realizar un diagnóstico para conocer el estado inicial en el que se encuentra la organización, para poder definir los objetivos y metas.
Conformación del equipo de trabajo
Conformar un equipo de trabajo, el cual debe estar compuesto por representantes de la Alta Dirección, supervisores de todas las áreas de la organización incluyendo trabajadores de procesos claves ya que ellos son los que desarrollan su trabajo de manera diaria y conocen con mayor detalle cómo se ejecutan.
Elaboración del mapa de procesos
Elaborar el mapa del proceso para conocer la interacción entre ellos y las diferentes áreas de la organización, de esta manera se puede tener mayor claridad de los indicadores de calidad y los controles a establecer para el correcto funcionamiento del sistema de gestión de calidad.
Documentación de procesos
Documentar todos los procesos actuales y luego corroborar en terreno junto con los trabajadores encargados de esa actividad si lo plasmado en el documento corresponde a la realidad.
Política de calidad
Elaborar la política de calidad donde su objetivo principal debe ser el compromiso con la satisfacción del cliente, ofrecer un servicio o producto de calidad y la mejora continua.
Plan o manual de calidad
Elaborar un plan o manual de calidad, en el que se deben definir los procesos y proyectos a ejecutar, además de los recursos necesarios para ello y la determinación de los plazos junto a sus responsables para que el plan se desarrolle.
Programas de concientización
Implementar programas de concientización de la norma ISO 9001 para que todos los colaboradores conozcan el objetivo y beneficios de un sistema de gestión de la calidad tanto para ellos como para la organización, esto se puede realizar mediante charlas, capacitaciones, trivias, concursos y premios motivadores.
Capacitación de auditores internos
Es importante capacitar a colaboradores idealmente de cada área como auditores internos del sistema de gestión de calidad, como también un par de colaboradores claves en auditor líder, ya que serán apoyo al momento de implementar el sistema y posteriormente realizar auditorías internas previas a la certificación y de mantención de la certificación.
Implementación del sistema de gestión de calidad
Comenzar con la implementación del sistema de gestión de calidad, es aquí donde todos los documentos, política y plan de calidad se comienzan a utilizar en toda la organización, durante un plazo determinado por todos los involucrados para que todos se adapten a algunos cambios que este sistema exige.
Auditoría interna y acciones correctivas
Posterior a la implementación es necesario, antes de una auditoría externa o la de certificación, conocer la eficacia del sistema, detectar posibles fallas y oportunidades de mejora, esto se logra mediante una auditoría interna. Cuando se detecten no conformidades y/o oportunidades de mejora se deben tratar mediante acciones correctivas definiendo responsables y plazos.
Revisión de la Alta Dirección
Cuando el sistema de gestión de calidad lleve operando unos meses después de la Auditoría interna, es aconsejable que la Alta Dirección realice una revisión del funcionamiento general de la organización con el nuevo Sistema y revise el cumplimiento de los planes de acción comprometidos para las no conformidades y oportunidades de mejora detectadas, además se debe revisar la política de calidad y los objetivos.
Nueva auditoría interna
Se recomienda realizar una nueva auditoría interna para afinar detalles y detectar a tiempo posibles desviaciones antes de contactar al organismo certificador. Una vez trabajados los nuevos planes de acción se recomienda contactar al ente certificador de la norma ISO 9001.
Contacto con casas certificadoras
Contactar a las casas certificadoras de la norma ISO 9001, evaluar cotizaciones y fechas disponibles para realizar la auditoría externa.
Certificación y auditoría externa
Para la certificación de la norma ISO 9001, el organismo certificador realizará una auditoría externa donde revisarán el sistema de gestión de la calidad en todo su alcance definido en el plan y política, documentos, procesos y entrevistas a colaboradores de manera aleatoria. Si se detectan no conformidades la organización tendrá un plazo de 30 días para trabajar en ellas y solucionarlas, de lo contrario la certificación es rechazada y la organización debe realizar todo el proceso nuevamente para solicitar la certificación. En caso de que no se detecten no conformidades en la auditoría externa la empresa obtendrá su certificación.
Vigencia y renovación de la certificación
La certificación tiene vigencia de 3 años y luego se debe volver a certificar la organización realizando todo el proceso nuevamente, es de importancia recordar que la casa certificadora programará de manera anual auditorías de vigilancia para asegurarse que la empresa mantenga su sistema de calidad vigente según lo exigido por la norma ISO 9001.
Auditorías de seguimiento y mejora continua
Se recomienda que la organización realice de manera anual o semestral, auditorias de seguimiento para conocer si hay desviaciones en el sistema o algún proceso, esto forma parte de la mejora continua del sistema según lo exigido por la norma, como también la revisión de la Alta Dirección de los objetivos, Plan y Política de calidad.
Un Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma ISO 9001, permite a la organización ordenar sus procesos y recursos, obteniendo un crecimiento por medio de la mejora continua la reducción de costos operativos, cuyo objetivo principal es la satisfacción del cliente.
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