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Define los requerimientos de tu reglamento contratista
La definición y configuración de los requerimientos se realiza de acorde a las necesidades de la empresa mandante, considerando el reglamento especial para contratistas, la normativa laboral vigente y obligaciones de prevención de riesgos.
Define los requerimientos de tu reglamento contratista

La definición y configuración de los requerimientos se lleva a cabo de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa mandante, basados en la ley de subcontratación 20.123, legislación laboral y previsional, además del sistema de algún sistema de gestión que pudiese tener implementado la empresa. Este proceso es fundamental, ya que permite adaptar los requerimientos a cada organización, asegurando que se cumplan todos los estándares y regulaciones relevantes.
En primer lugar, consideramos el reglamento especial para contratistas, que establece pautas claras sobre la relación laboral y las responsabilidades de las partes involucradas. Este reglamento es crucial para garantizar que los contratistas y subcontratistas operen dentro del marco legal, evitando posibles sanciones y conflictos laborales.
Además, se toma en cuenta la normativa laboral vigente, que regula aspectos esenciales como las condiciones de trabajo, los derechos de los trabajadores y las obligaciones de los empleadores. Al integrar estos lineamientos en la configuración de los requerimientos, aseguramos que todas las prácticas de contratación sean justas y equitativas, promoviendo un ambiente laboral saludable y respetuoso.
Por último, las obligaciones de prevención de riesgos son un componente esencial en este proceso. La seguridad y salud en el trabajo son prioridades para cualquier empresa, y nuestra metodología incluye una revisión exhaustiva de las prácticas de prevención implementadas por los contratistas. Esto no solo protege a los trabajadores, sino que también contribuye a la sostenibilidad y reputación de la empresa mandante.
Es decir, la definición y configuración de los requerimientos se realiza de manera integral, combinando la normativa vigente con las necesidades específicas de la empresa. Este enfoque asegura que se logren altos estándares de cumplimiento, fomentando un entorno laboral seguro y eficiente, y ayudando a las empresas a cumplir con sus responsabilidades legales y éticas.


02
Carga de carpetas de arranque
Definidos los requerimientos de carga documental de las empresas contratistas en las carpetas de arranque que son necesarias para la gestión documental, se realiza de manera colaborativa la carga documental.
Carga de carpetas de arranque

Las carpetas de arranque son las cuales contienen los requerimientos documentales iniciales que deben cumplirse para la certificación de una empresa y su personal. Estos requisitos están basados en el sistema de gestión de la empresa principal (mandante) y en requerimientos legales, además de la experiencia del equipo responsable del proceso.
El levantamiento de estos requerimientos se realiza de manera sencilla tanto para la empresa principal como para sus contratistas, utilizando dos posibles fuentes de información:
- Sistema de gestión de contratistas anterior: Se refiere a la existencia de un sistema ya implementado por la empresa para gestionar a sus contratistas.
- Documentación almacenada en carpetas: Información preexistente que está organizada en archivos físicos o digitales.
Cada contratista, así como el personal de estos, contará con una ficha individual donde se especificarán los documentos que deben presentar, los cuales variarán según su categoría y el servicio que prestan a la empresa mandante.
Estas carpetas de arranque permiten que tanto contratistas como subcontratistas gestionen de manera autónoma la carga de la documentación requerida. Esta documentación generalmente abarca tres áreas principales:
- Prevención: Documentación relacionada con la seguridad laboral y la prevención de riesgos.
- Recursos Humanos: Información sobre los trabajadores, como contratos, acreditaciones, etc.
- Control de Pago: Documentos relacionados con el cumplimiento de obligaciones de pago.
Este enfoque busca facilitar el cumplimiento de las normativas establecidas, asegurando que todos los actores involucrados dispongan de los documentos necesarios para obtener las certificaciones correspondientes.
03
Automatización en la validación y organización de la información
De manera automática realiza la validación de las planillas PREVIRED y del F30-1 con el personal contratista que trabajó en una obra o faena determinada.
Automatización en la validación y organización de la información

De manera automática, se realizan cierres mensuales denominados “nóminas” para todo el personal registrado durante un periodo en las instalaciones de la empresa mandante, quedando un listado como registro por periodos historicos. Este registro se elabora a partir de los datos obtenidos en los sistemas de control de acceso y, en casos excepcionales, mediante la incorporación manual de ingresos que no hayan sido registrados por estos controles. En esta etapa, se certifica individualmente a cada trabajador que prestó servicios en las instalaciones, junto con los documentos requeridos para el control de obligaciones mensuales necesarios para la liberación de pagos.
La automatización de procesos es un elemento clave en la optimización de la gestión documental. En este sentido, nuestra plataforma incorpora validaciones automatizadas que agilizan y simplifican tareas críticas. Uno de los avances más destacados es la integración de un microservicio diseñado para la validación automática de documentos esenciales, como las Planillas PreviRed y el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales (F30-1).
Este sistema innovador permite que, al cargar los documentos en la plataforma, se realicen las verificaciones necesarias directamente en las páginas oficiales de las instituciones competentes:
- Planillas PreviRed: El sistema valida automáticamente las planillas de cotización previsional, asegurando que las contribuciones hayan sido correctamente declaradas y pagadas.
- Certificado F30-1: La plataforma utiliza el Verificador de la Dirección del Trabajo para garantizar la precisión y actualización de los datos del certificado, el cual confirma el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales.
Tras la validación automática, el sistema identifica los RUT de los trabajadores declarados en cada documento y verifica su correspondencia en la base de datos de la plataforma. Este procedimiento no solo valida los documentos, sino que también facilita la generación de una certificación mensual que proporciona a los clientes un control preciso sobre los pagos y asegura el cumplimiento continuo de las obligaciones laborales.
Gracias a este microservicio, los clientes pueden gestionar sus obligaciones previsionales de manera eficiente y confiable, reduciendo significativamente los tiempos de espera y minimizando los errores asociados a verificaciones manuales. Esta solución contribuye a un manejo más ágil y seguro de los procesos de certificación y cumplimiento, alineándose con las necesidades empresariales actuales.


04
Validación detallada de cada requisito
Luego del cumplimiento de los requerimientos por parte del contratista, el equipo de la empresa mandante o nuestro equipo especializado contará con la documentación disponible para la validación o rechazo según corresponda.
Validación detallada de cada requisito

La validación manual de documentos es una etapa clave en el proceso de gestión documental, ya que algunos documentos requieren una revisión detallada para garantizar su conformidad con los requisitos. Para esta tarea, el equipo de profesionales altamente capacitados será responsable de revisar cada documento cargado en la plataforma y decidir si validarlo o rechazarlo, asegurando que se cumplan todos los requisitos necesarios.
El equipo de certificación tomará sus decisiones basándose en un documento llamado “Criterios de validación”, el cual será diseñado específicamente para cumplir con los requerimientos establecidos por la empresa mandante. Este documento guía se desarrollará considerando:
- Normativa legal vigente: Las leyes y regulaciones aplicables, tanto nacionales como locales, relacionadas con la actividad de la empresa.
- Obligaciones en prevención de riesgos: Las normativas y directrices sobre seguridad laboral, salud ocupacional y prevención de riesgos específicos del sector.
Con este documento como referencia, el proceso de validación se llevará a cabo de manera consistente y objetiva, asegurando que los documentos cumplan con todos los requisitos legales y contractuales. Esto asegura una evaluación rigurosa y transparente, alineada con las mejores prácticas del sector, lo que ofrece a los clientes la tranquilidad de saber que su documentación está siendo examinada con altos estándares de calidad.
El objetivo final es proporcionar un servicio confiable, que garantice el cumplimiento normativo y la correcta certificación tanto de la empresa como de sus contratistas.
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Reportería del cumplimiento en tiempo real
Los reportes del cumplimiento de cada contratista está indicado en tiempo real, indicado en alarmas y tipos de archivos que están pendientes. Además, de indicadores porcentuales y gráficos de cumplimiento.
Reportería del cumplimiento en tiempo real

La disponibilidad de información confiable y oportuna es fundamental para una gestión eficiente dentro de la plataforma. Por ello, esta ofrece reportes de gestión diaria dirigidos a los usuarios del sistema, así como Reportes de Cumplimiento personalizados, sincronizados con la información de la plataforma y adaptados a las necesidades específicas de cada empresa mandante.
Estos reportes incluyen un análisis detallado del desempeño de cada contratista y subcontratista, además de información relevante sobre su personal, vehículos, maquinarias u otros elementos clave según los requisitos establecidos por la empresa. No solo presentan datos precisos, sino que también incluyen gráficos que ilustran el porcentaje de cumplimiento total de las empresas involucradas, facilitando una comprensión clara y visual del nivel de cumplimiento de las obligaciones.
Los reportes se generan periódicamente y cuentan con un registro histórico. Entre los más utilizados y relevantes se encuentran:
- Reporte de control de pago: Proporciona un resumen mensual que certifica, por cada trabajador, el cumplimiento de la entrega de documentos necesarios para la liberación de facturas. Estos documentos incluyen, entre otros, el F30-1, F30 y los certificados de accidentabilidad, en conformidad con lo estipulado en los contratos o reglamentos especiales para contratistas.
- Nóminas mensuales: Detallan la certificación mensual del cumplimiento de las obligaciones de las empresas contratistas.
- Control de acceso: Ofrecen registros históricos configurables, con opciones como:
- Filtrar por periodos seleccionables de ingresos de personal.
- Registrar ingresos y/o salidas diarios o en periodos específicos de una sucursal determinada.
La herramienta de reportes permite a los clientes:
- Tomar decisiones informadas basadas en datos actualizados y detallados.
- Monitorear el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales de los contratistas.
- Agilizar el proceso de pago, asegurando que las empresas contratistas cumplan con los requisitos establecidos antes de autorizar los pagos.
Con estos reportes, los usuarios cuentan con una herramienta poderosa para gestionar y supervisar eficazmente los diferentes aspectos de sus operaciones. Esto no solo promueve la transparencia, sino que también mejora la eficiencia en los procesos administrativos y financieros.
