Las carpetas de arranque son las cuales contienen los requerimientos documentales iniciales que deben cumplirse para la certificación de una empresa y su personal. Estos requisitos están basados en el sistema de gestión de la empresa principal (mandante) y en requerimientos legales, además de la experiencia del equipo responsable del proceso.
El levantamiento de estos requerimientos se realiza de manera sencilla tanto para la empresa principal como para sus contratistas, utilizando dos posibles fuentes de información:
- Sistema de gestión de contratistas anterior: Se refiere a la existencia de un sistema ya implementado por la empresa para gestionar a sus contratistas.
- Documentación almacenada en carpetas: Información preexistente que está organizada en archivos físicos o digitales.
Cada contratista, así como el personal de estos, contará con una ficha individual donde se especificarán los documentos que deben presentar, los cuales variarán según su categoría y el servicio que prestan a la empresa mandante.
Estas carpetas de arranque permiten que tanto contratistas como subcontratistas gestionen de manera autónoma la carga de la documentación requerida. Esta documentación generalmente abarca tres áreas principales:
- Prevención: Documentación relacionada con la seguridad laboral y la prevención de riesgos.
- Recursos Humanos: Información sobre los trabajadores, como contratos, acreditaciones, etc.
- Control de Pago: Documentos relacionados con el cumplimiento de obligaciones de pago.
Este enfoque busca facilitar el cumplimiento de las normativas establecidas, asegurando que todos los actores involucrados dispongan de los documentos necesarios para obtener las certificaciones correspondientes.
